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Au-delà du contrôle des objectifs, l’entretien individuel permet de conserver un lien privilégié avec ses collaborateurs. A quelle fréquence organiser ces réunions, comment les adapter aux profils de vos collaborateurs ? C’est le focus de ce nouvel épisode des incontournables du management par Antoine Mesnard.
Manager une équipe, c’est d’abord manager des individus, qui sont par nature différents. Par leur personnalité, par leur maturité professionnelle, par leurs résultats.
Il est donc essentiel de manager ses collaborateurs selon un processus normé, tout en tenant compte des spécificités de chacun.
L’entretien individuel poursuit plusieurs objectifs : tout d’abord, il permet de déterminer au sein d’un cadre défini collectivement, les objectifs d’un collaborateur et les moyens de les atteindre, et de les confronter aux résultats obtenus par celui-ci.
Il permet donc de contrôler la réussite de ces objectifs, et, lorsque ces derniers ne sont pas atteints, de déterminer les actions à mettre en place pour chacun de ces objectifs.
De fait, ces entretiens doivent s’appuyer non seulement sur les résultats en terme de chiffre d’affaires du collaborateur, mais également sur les résultats en terme de moyens mis en œuvre pour atteindre les objectifs de chiffre d’affaires fixés.
En effet, et c’est une évidence, l’application stricte d’une méthode de travail est une condition sine qua none de la réalisation du chiffre d’affaires en immobilier.
A titre d’exemples, l’une des composantes d’un chiffre d’affaires ambitieux est la rentrée de mandat exclusifs. Il est donc essentiel de contrôler le taux d’exclusivité d’un collaborateur pour s’assurer d’un chiffre d’affaires récurrent, et le cas échéant le faire progresser pour améliorer ce taux. C’est ainsi que l’argumentaire autour de la pertinence du mandat exclusif pourra être retravaillé.
De la même façon, il est essentiel de contrôler le nombre de secteurs prospectés par un collaborateur, pour le mettre en rapport avec le nombre d’estimations réalisées, afin d’identifier un éventuel manque d’investissement du collaborateur. En ce qui concerne les acquéreurs, connaître le rapport entre le nombre de visites d’un collaborateur et les offres obtenues et les ventes réalisées permet de contrôler la pertinence des visites réalisées, et pourquoi pas travailler la découverte des besoins de l’acquéreur.
Enfin, contrôler les délais de relocation, ou les taux d’impayés d’un collaborateur sont essentiels au succès de l’activité du collaborateur en location ou en gérance.
Les exemples de chiffres à prendre en considération pour faire progresser un collaborateur sont infinis , mais ils doivent toujours reposer sur les basiques du métier définis par l’agence.
Au-delà du contrôle des objectifs, l’entretien individuel permet de conserver un lien privilégié avec ses collaborateurs. C’est un moment où l’on peut ressentir leurs états d’âme, leur rapport à l’agence ou aux autres collaborateurs et anticiper, le cas échéant, un mal-être naissant qui pourrait conduire à un départ futur.
Comme nous l’avons précisé précédemment, les entretiens individuels sont par nature … individuels. Leur fréquence dépend donc de chaque collaborateur : de ses résultats, de son expérience dans l’immobilier et dans l’agence, et de sa maturité professionnelle.
Ainsi un jeune collaborateur ayant peu ou pas d’expérience dans l’immobilier devra être reçu chaque semaine en entretien individuel. En effet, il nécessite un contrôle accru des moyens mis en œuvre et des résultats obtenus. Dans ce genre de situation, seront analysés non seulement les résultats précis de la période de manière chiffrée, mais également les dossiers du collaborateur de manière plus approfondie : estimations en cours, relances effectives, offres. Cette régularité permettra de mettre en place rapidement des actions pour améliorer ses résultats : accompagnement, training, coaching, … Au-delà de l’amélioration de ses résultats, cette fréquence permettra de maintenir le collaborateur dans la bonne dynamique et la bonne méthode et ainsi le fidéliser à terme.
A l’inverse, un collaborateur plus ancien, avec une expérience significative de l’immobilier et une connaissance aigue des bonnes méthodes de travail, sera vu une fois par mois, en analysant ses résultats globaux. Ce n’est qu’en cas de dégradation de ses résultats qu’une fréquence plus importante sera nécessaire.
Pour être utile, il est essentiel de respecter les règles suivantes :
La maturité professionnelle et l’atteinte régulière de résultats se traduit par un espacement plus important des points des collaborateurs. Voir un collaborateur chaque semaine sans rien avoir à se dire et une perte de temps pour tout le monde et une perte d’efficience de ce point dans les moments nécessaires.
Les points individuels doivent se concentrer sur des points essentiels de contrôle et ne pas être un récital excel qui éloignerait le collaborateur de ses objectifs principaux.
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