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Depuis novembre 2018 la loi ELAN précise que les assemblées générales de copropriété peuvent se tenir par visioconférence. Cette disposition particulièrement adaptée à la situation sanitaire actuelle a permis de palier à l’impossibilité de réunion en présentiel. Mais nombreuses sont les questions sur sa mise en pratique, tour d’horizon avec Christophe Voiret.
Il est courant d’entendre que le secteur de l’immobilier est en retard en matière de digitalisation. La mise en œuvre de certains outils a peut-être été plus tardive mais pourtant une association comme FrenchProptech, qui regroupe un ensemble de société innovantes dans le domaine de l’immobilier, compte aujourd’hui près de 200 membres.
Depuis quelques années les lois se succèdent et permettent l’utilisation de nouveaux procédés. Ainsi, la loi ELAN, de novembre 2018, précise que « Les copropriétaires peuvent participer à l’assemblée générale par présence physique, par visioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification». Cette autorisation se trouve être particulièrement adaptée dans la situation sanitaire actuelle.
Cependant, certaines précisions sont nécessaires. En effet, la COVID 19 n’a pas permis aux Assemblées Générales de se tenir normalement, souvent parce que cet article de la loi ELAN a été ignoré ou que la mise en œuvre des conditions de la dématérialisation a été impossible. D’autre part, nombreux sont les commentaires sur des impossibilités techniques, des défaillances de sécurité ou le manque d’outils.
C’est donc la loi ELAN, de novembre 2018, qui permet la tenue d’assemblée générale de copropriétaires de façon dématérialisée. L’identification du copropriétaire est un problème clairement identifié et doit être sans failles possibles. Il est aussi donné la possibilité, aux copropriétaires, d’exprimer leur position par « un vote par correspondance, avant la tenue de l’assemblée générale, au moyen d’un formulaire ». La loi ELAN fixe aussi les conditions d’utilisation de ce formulaire de vote par correspondance. La volonté du législateur est de favoriser l’engagement des copropriétaires lors de cette assemblée générale et d’augmenter significativement le taux de participation des copropriétaires à la vie de la copropriété.
Il paraît évident que l’Assemblée Générale mixant des personnes présentes physiquement et des personnes présentes à distance étaient le but recherché. Plus de participants pour plus de votants. L’apparition soudaine de la COVID 19 a largement changé la donne. Il ne s’agissait plus de favoriser l’engagement mais bien de pouvoir tenir les Assemblées Générales et le lot de décisions qui va avec. Il convient donc de distinguer la période actuelle, qui peut s’apparenter à un régime particulier de la loi ELAN de ses différents décrets d’application, qui représentent le régime général.
Du fait de l’impossibilité de se regrouper et donc de tenir les Assemblées Générales de copropriétaires les professionnels ont largement fait usage de la possibilité d’utiliser le vote par correspondance. Nous ne rentrerons pas dans la polémique de l’absence de débat autour du vote par correspondance. C’est une possibilité donnée par la loi et les professionnels l’ont utilisé pendant cette période exceptionnelle. Revenons au cas général et à la possibilité que donne la loi de tenir des Assemblées Générales en présentiel comme à distance. La loi ELAN dans son esprit, ne souhaitait pas faire fi de la possibilité de débattre mais au contraire de permettre à plus de copropriétaires de participer. Si tant est que nous puissions revenir à une situation antérieure à la pandémie, c’est donc bien la possibilité d’être présent physiquement comme d’être présent à distance avec un moyen électronique, que la loi cherchait à privilégier. Notons que les frais engendrés par la tenue d’une A.G. dématérialisée sont à la charge du syndicat des copropriétaires.
Une fois ces précisions effectuées ; faisons un point sur les outils disponibles. Un grand nombre de logiciels métiers permettent le vote par correspondance. Parmi les acteurs du marché les plus significatifs notons que POWIMO (SEIITRA) annonce, grâce à sa nouvelle interface, une nouvelle façon de tenir des Assemblées Générales et à ce jour dénombre 20 200 AG tenues dont 6 310 à distance.
De nombreux prestataires ont développé des solutions permettant de tenir des AG avec du public présent physiquement et des copropriétaires à distance, en visioconférence ou par un système audio. Signalons les startups SyndicAppli, AG Connect, CoproVisio ou SYMENT ont toutes développées des applications permettant la tenue d’AG à distance.
Les outils existent donc et de nombreuses copropriétés s’en servent déjà. Par exemple, AG Connect annonce plus de 800 Assemblées Générales de copropriétaires déjà tenues virtuellement ou en mode hybride (présence et distance) pour près de 60 000 participants. SYMENT annonce pour sa part un taux présence de près de 65% des copropriétaires avec un pic à 85% de taux de présence. AG Connect déclare « désormais chaque copropriétaire a le choix de suivre son Assemblée Générale en présentiel, à distance, en vote par correspondance ou bien par procuration ». Chaque copropriété peut demander à ce que son Assemblée Générale puisse être dématérialisée et on ne peut pas lui refuser.
On l’a vu les outils techniques existent, ils sont sécurisés et conformes à la loi. Il y a quelques mois certains professionnels étaient très sceptiques à l’idée de pouvoir tenir des A.G. dématérialisées. Aujourd’hui, ils y trouvent de nombreux avantages. Par exemple, Olivier SAFAR du cabinet éponyme nous déclare tenir des AG dématérialisée avec un vote sécurisé à partir de l’extranet copropriétaire. Pour lui il est encore difficile de tenir toutes les AG de cette manière car il faut éduquer les gens à l’utilisation de ces nouvelles méthodes. Mais il pense que dans un avenir proche cela permettra une meilleure participation aux AG grâce à la visioconférence. Il nous signale aussi que pour une meilleure efficacité et à des fins pédagogiques il lui arrive d’organiser des visioconférences avec les copropriétaires et d’organiser le vote ultérieurement. Sans cela la tentation est grande pour le copropriétaire de voter contre toutes les résolutions d’engagement de travaux.
Autre syndic interrogé, Nicolas BEUN du groupe SERGIC . Ce dernier nous signale qu’en 2020, le groupe SERGIC a tenu 100% de ses AG, dont 92% en présentiel et 8% en visioconférence soit 200 AG. Il est très satisfait de son partenariat avec AG Connect et nous indique que chaque copropriétaire reçoit un lien de connexion particulier qui garantit une bonne identification de ce dernier. AG Connect dispose d’un traceur numérique qui permet d’identifier les personnes qui quittent ou rejoignent l’AG. Le gestionnaire, au moment du vote, peut avoir le résultat en direct et éventuellement identifier les défauts de majorité. Son logiciel métier est chainé avec AG Connect pour l’envoi des convocations.
On l’a vu le syndic peut se servir de la visioconférence pour faire de la pédagogie auprès des copropriétaires ou du Conseil Syndical. Le vote de la loi climat et résilience va entrainer de nombreuses interventions du syndic et des partie prenantes aux futurs travaux de rénovation énergétique. La visioconférence peut aider et permettre des interactions plus nombreuses avec les interlocuteurs de la copropriété. En effet, il va falloir beaucoup de pédagogie pour expliquer la loi, les modes de financement de ces travaux et l’enjeu énergétique. On peut espérer que plus les explications seront nombreuses et fournies plus facile sera le vote en AG et dans ce sens la visioconférence sera un allié de choix du syndic.
Il est conseillé, même si le coût de ces AG dématérialisées restent à la charge du syndicat des copropriétaires, de faire signer à chaque copropriété gérée un contrat spécifique concernant l’AG dématérialisée. Il est aussi conseillé aux professionnels de mobiliser ses clients autour de sa solution, dans le cas contraire le syndic serait dans l’obligation de s’adapter à chaque solution retenue par le syndicat des copropriétaires.
Le recours au numérique pour la tenue des Assemblées Générales de copropriétaires est l’occasion de bousculer de nombreuses habitudes. Si la présence des copropriétaires est encore possible une certaine « théâtralisation » de l’AG va disparaitre ce qui devrait permettre de raccourcir le temps de l’AG, de fluidifier les débats et d’accélérer la prise de décisions.
Pour assister depuis quelques années au développement du numérique dans l’immobilier, je sais que les outils existent et qu’ils fonctionnent en conformité des différents textes réglementaires. Ce qui est plus difficile à faire évoluer ce sont les mentalités. L’utilisation de ces nouvelles applications et de ces nouvelles méthodes réclament de la formation et de l’habitude d’utilisation. Si ces évolutions paraissent aussi difficiles à mettre en œuvre c’est à cause de la réticence aux changements et à la nécessité de se former à leur utilisation. Une fois maitrisée, tous les acteurs de la copropriété s’étonneront de ne pas les avoir utilisés avant.
C’est au professionnel de vite s’adapter car arrive la nécessité de rénover énergétiquement les logements et bientôt la maquette numérique. Le métier est à l’aube d’une profonde révolution, de quoi attirer de nombreux jeunes.
Pour en savoir plus, participez gratuitement à la visio conférence « AG dématérialisée : les professionnels nous en parlent » organisée par Christophe Voiret le 29 avril à 17 h
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