5 conseils pour créer de votre agence immobilière

Publié le 04 avril 2016

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Tout savoir que la création de votre agence immobilière soit le début d’une formidable aventure.

Que vous soyez au stade de l’idée de créer votre agence immobilière ou à une étape plus avancée, il n’est pas toujours facile de trouver les bonnes informations. Quelles sont les démarches administratives ? Comment choisir votre logiciel immobilier ? Et votre site internet ? Quelles sont les informations à ne pas oublier ? La Boite Immo, éditeur du logiciel Hektor vous livre la marche à suivre pour que la création de votre agence immobilière ne soit pas un parcours du combattant.

Créer sa société

Votre future agence immobilière est avant tout une entreprise. Ainsi, avant de pouvoir exercer vous devez former votre société. Après avoir choisi un nom commercial ou une dénomination (libre à l’INPI), il faudra donner à votre projet un cadre juridique. Faites une demande d’immatriculation au Registre des Commerces et des Sociétés via le site d’infogreffe. N’hésitez pas à vous rapprocher de l’Agence pour la création d’entreprises afin d’avoir plus d’informations sur les différents statuts. Une copie de cette demande sera nécessaire pour demander votre carte professionnelle. Dans le cas où vous êtes déjà immatriculé, il faudra joindre un extrait du RCS datant de moins de 3 mois.

Souscrire uneAssurance Responsabilité Civile et Garantie Financière

Il vous faudra ensuite souscrire à une assurance responsabilité civile professionnelle et une garantie financière. Elle peut être établie par la banque ou un établissement professionnel et d’un montant minimum de 110 000€ si vous souhaitez manipuler des fonds (pouvant être réduit à 30 000€ pour les deux premières années d’exercice).

Demander sa carte professionnelle

Valide pour une durée de 3 ans, la carte professionnelle est indispensable pour exercer l’activité d’agent immobilier. Elle est attribuée à une personne morale ou physique et peut porter différentes mentions :

Transactions sur immeubles et fonds de commerce
Gestion immobilière
Syndic de Copropriété
Marchand de listes (autre carte)

Pour demander votre carte professionnelle vous devez vous rapprocher de la Chambre de Commerce et d’Industrie territoriale et remplir le formulaire CERFA n° 15312*01. Vous devez au préalable être reconnu comme apte à exercer le métier (obtention d’un diplôme ou expérience professionnelle) mais aussi prouver l’absence d’incapacité ou d’interdiction (avec le bulletin n°2 du casier Judiciaire). Les activités de l’agent immobilier sont encadrées par la loi Hoguet du 2 Janvier 1970 et son décret du 20 Juillet 1972. Le 26 Mars 2014 la loi Alur est venu modifier certaines dispositions, notamment sur la délivrance de la carte professionnelle.

Une fois les formalités administratives complétées, il vous reste encore quelques étapes avant de pouvoir exercer en toute tranquillité. Retrouvez tous nos conseils pour vous aider dans le choix de votre logiciel immobilier.

Savoir choisir son logiciel immobilier

Si vous connaissez la profession vous savez à quel point votre logiciel de transaction va devenir votre meilleur allié. Il vous permettra non seulement de stocker toutes vos données mais aussi de les exploiter pleinement, par exemple en effectuant des rapprochements automatiques entre vos biens et vos acquéreurs. Il existe de nombreux logiciels disponibles sur le marché et ce n’est pas si facile de se décider. Bienvenue dans la jungle des logiciels immobiliers ! Voici quelques conseils pour vous aider à y voir plus clair…

Technologie et accessibilité

Pour commencer, on distingue plusieurs types de technologie pour votre logiciel immobilier :

Installation sur un ordinateur via un CD-ROM. Très répandu il y a plusieurs années cette technologie est maintenant obsolète car elle présente de nombreux inconvénients. Le logiciel étant disponible sur un seul poste, il n’est pas possible de se connecter simultanément. Au-delà du manque de praticité, cela peut aussi des problèmes de sauvegarde, si le poste vient à tomber en panne, et de mises à jour (installation d’un nouveau CD-ROM).
En réseau interne à l’agence. Un poste principal fait office de serveur. A la différence de la première technologie, le logiciel a l’avantage d’être accessible sur plusieurs postes simultanément.
Full-web. Le logiciel est accessible en ligne par le biais de chargement de pages internet. Cette technologie ne nécessite pas d’installation particulière mais seulement un navigateur et une connexion. Le logiciel est accessible via plusieurs postes simultanément, sur mobiles et tablettes quel que soit l’endroit où le négociateur se trouve (agence, rendez-vous extérieur, domicile…). Plus de problèmes de mises à jour ou de sauvegarde qui sont gérées de manière centralisée.

Au-delà de la technologie du logiciel, renseignez-vous aussi sur la possibilité ou non d’importer vos données à l’installation. Cela pourrait se révéler compliqué de devoir intégrer votre portefeuille existant.

Prise en main et fonctionnalités

Maintenant que vous en savez un peu plus sur les différentes technologies et accessibilité de chacune, pensez aux fonctionnalités dont vous allez avoir besoin :

Une saisie rapide et intuitive de vos données : mandats de vente, informations sur les biens, mandants, et informations des acquéreurs
La gestion facilitée du cycle de vie de vos biens : publié ou archivé, en estimation, sous-compromis, vendu ou clos
La publication de vos annonces sur votre site en un clic
Les rapprochements simplifiés et automatiques entre vos biens et vos potentiels acquéreurs
La multidiffusion de vos annonces : l’exportation automatique ou manuelle sur les différentes passerelles (incluses ou payantes)
L’envoi d’email (aux acquéreurs ou mandants) directement via votre logiciel
Le stockage de documents liés à vos biens ou votre agence
L’édition de vos fiches (publiques, vitrines,…) pour impression
La personnalisation de votre logiciel aux couleurs de votre agence : reprise de votre identité visuelle sur l’interface, vos mails, et vos impressions
Le reporting de votre activité
La possibilité de travailler en inter-cabinet : en mutualisant vos biens avec des agences partenaires vous pourrez ainsi saisir toutes les opportunités !
Mais aussi la mise à disposition d’outils efficaces pour gérer votre emploi du temps et améliorer votre productivité, par exemple :
Un agenda pour gérer tous vos rendez-vous
Un outil de gestion de tâches vous permettant de programmer des rappels pour des interactions optimisées

Cette liste est bien entendu non exhaustive, mais pensez que le choix de votre logiciel immobilier dépend avant tout de votre activité. Une agence indépendante n’a pas les mêmes besoins qu’un réseau d’agence, il est donc important que le logiciel puisse s’adapter à vos problématiques.

Ergonomie et design

La simplicité d’utilisation dont on parlait un peu plus haut passe notamment par l’ergonomie du logiciel et de son design. En tant qu’utilisateur vous allez interpréter les différents éléments graphiques tels que les menus ou les boutons. Il est donc important que votre navigation soit intuitive et votre logiciel facile à prendre en main pour que vous puissiez en tirer le meilleur. N’oubliez pas aussi que vous verrez le logiciel tous les jours, il vaut mieux que son design vous plaise !

Et après ?

Lors du choix de votre logiciel immobilier il vous faudra voir plus loin et penser à ce qu’il se passera une fois votre logiciel adopté. Bien que vous ayez choisi le logiciel le plus simple d’utilisation qu’il soit, vous aurez surement besoin d’un certain temps d’adaptation et une foule de questions. N’hésitez pas par exemple à vérifier s’il existe des formations pour prendre en main votre logiciel. Sur place ou en ligne, ces formations peuvent être payantes, gratuites, à la livraison de votre logiciel, ou illimitées. Ce type de formations peut faire pencher la balance ! Enfin, pour répondre à vos questions au fil du temps, il est plus qu’utile qu’une hotline soit présente. De préférence il vaut mieux qu’elle soit gratuite. Il n’est pas question pour vous d’attendre 48 heures et payer 2,50 euros par appel pour recevoir une réponse, alors renseignez-vous sur le sujet…

Opter pour site internet immobilier responsive design

Votre agence immobilière est créée, vous avez choisi votre logiciel immobilier, n’attendez plus pour votre site internet immobilier ! 92% des recherches immobilières commencent aujourd’hui sur internet, il est donc important que vous y soyez présent. D’autant plus si vous n’avez pas encore de vitrine commerciale physique, votre site internet constitue votre vitrine web. Beaucoup de questions peuvent se poser, tant sur le type de site que sur le choix de votre nom de domaine. Cela dépendra vraiment de votre profil, du budget et de votre implication.
Evidemment on ne vous le répétera jamais assez, il est incontournable que votre site soit responsive design. C’est-à-dire que l’affichage de votre site immobilier s’adapte aux différents supports. Que l’utilisateur visite votre site sur desktop, mobile ou tablette vous lui offrez une expérience utilisateur optimale. Vérifiez également que votre site internet soit optimisé pour le référencement naturel (SEO). Ce dernier vous permettra de remonter sur les pages des moteurs de recherche (ce n’est pas une action immédiate mais un travail sur le moyen et long terme) et donc d’être visible pour les utilisateurs. Il faut bien entendu que la passerelle entre votre logiciel immobilier et votre site se déroule correctement. En termes de contenu, certains points sont également à ne pas oublier, tant concernant les informations sur les biens (sur la copropriété et nombre de lots, diagnostics…) mais aussi les concernant les mentions légales communes aux sites internet et propres à l’immobilier.