« La tenue des registres obligatoires », Anne-Claude Poncet Responsable juridique immobilier chez MODELO

Publié le 30 mai 2022

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La tenue des registres est essentielle pour tout agent immobilier et conditionne la validité de ses mandats.

photo : journal de l'agence tenue des registres

Dans un domaine où un certain flou existe, rappelons les règles de tenue des registres obligatoires.

Quel registre pour quels mandats ?

– L’activité de transaction

Tout d’abord, l’agent immobilier tient un registre des mandats ainsi qu’un registre-répertoire. Le registre des mandats est unique : à une carte professionnelle correspond un seul registre, même si l’agence dispose de plusieurs succursales. Tous les mandats de l’activité de transaction y sont enregistrés : vente, recherche, location. Toute erreur d’enregistrement entraîne la nullité du mandat, c’est-à-dire la perte de toute rémunération ou indemnisation.

Pour le registre-répertoire, la règle est différente : l’agent immobilier tient un registre-répertoire pour l’ensemble des opérations correspondant à sa carte professionnelle et un registre-répertoire particulier à chaque établissement, succursale, agence ou bureau.

– L’activité de gestion

L’administrateur de biens tient un seul registre : le registre des mandats. Il est unique, même si l’entreprise comporte plusieurs établissements. L’agence y consigne les mandats de gestion et de location, lorsque la mission de location est accessoire à un mandat de gestion déjà établi.

– L’activité de syndic

La loi ALUR dissociant l’activité de syndic de la gestion immobilière, l’article 65 du décret de 1972 dispose que : « le titulaire de la carte professionnelle portant la mention Gestion immobilière ou Syndic de copropriété doit tenir, sous sa responsabilité, un registre des mandats ». Faut-il comprendre qu’un registre distinct doit être tenu pour chacune de ces activités ? À ce jour, le modèle de registre défini pour la gestion est adapté à l’activité de syndic car il a été établi avant la dissociation de 2014. Cependant, chaque activité étant spécifique et nécessitant une garantie financière distincte, il semble plus conforme à l’esprit de la réglementation de disposer de deux registres distincts.

Quels actes enregistrer ?

– Le mandat, sauf pour le syndic

Notez que tout mandat doit être enregistré. Pour l’activité de syndic, les professionnels enregistrent la délibération qui les nomme. Depuis le 1er juillet 2015, l’utilisation du contrat type de syndic est obligatoire.

– L’avenant au mandat

Concernant les avenants au mandat, certains prennent la précaution de les enregistrer mais à ce jour, la jurisprudence ne l’a pas imposé. On considère que l’avenant s’inscrit dans une relation contractuelle préexistante et qu’il vient modifier un mandat préalablement enregistré. À supposer qu’un avenant non enregistré encoure la nullité, il n’en demeure pas moins que l’agent immobilier peut présenter le mandat pour justifier de son droit à honoraires. De fait, enregistrer un avenant au mandat n’apparaît pas nécessaire, dès lors que la partie qui a la charge des honoraires est identique dans le mandat et le compromis. Cependant, il est de bon usage d’identifier dans l’avenant le numéro du mandat qu’il vient modifier et de signaler les avenants dans la colonne «observations» du registre, sur la ligne correspondant au mandat.

– La délégation de mandat

La délégation de mandat doit être enregistrée dans le registre des mandats tenu par le délégataire. Le délégant peut mentionner l’existence de la délégation dans la colonne « observations » du registre des mandats. Si la jurisprudence considère que l’accord commercial entre professionnels, corollaire de la délégation, ne nécessite pas d’enregistrement, appliquer une telle pratique à la délégation ellemême heurterait le droit de la consommation et la loi Hoguet notamment.

Les bonnes pratiques

Enregistrez les mandats par ordre chronologique.
On peut préférer débuter la numérotation à 101 ou 1001. Toutefois, attention à ne pas rompre la chronologie : il n’est pas possible par exemple de numéroter le premier mandat de l’année sur un format 2022-1, puis passer à 2023-1 au 1er janvier de l’année suivante.
Reportez le numéro d’inscription au registre sur l’exemplaire du mandat qui reste en la possession du mandant.
Dans le cadre d’une signature manuscrite, le numéro de mandat est indiqué sur tous les originaux. Lorsqu’un mandat est signé de façon électronique, le numéro d’enregistrement est porté au mandat avant son envoi en signature. L’agence peut prendre la précaution de signer le mandat le jour où elle initie la signature électronique, afin d’éviter toute distorsion dans la chronologie.
Lorsque un mandat est signé par voie électronique, il ne prévoit pas de champ précisant la date. Celle-ci est établie par la signature électronique au moyen du fichier de preuves et la sécurité juridique attachée au mandat est ainsi assurée.
Si un mandat n’est pas signé par les deux parties, il ne se forme pas : la procédure du « clos sans suite » permet d’indiquer dans le registre électronique la situation de ce mandat. Il est possible de mentionner dans la colonne « observations » le fait que ce mandat n’a pas été signé. Enfin, si le mandant se rétracte, dans le cadre d’un mandat hors établissement, indiquez-le dans cette même colonne pour la transaction. Dans le registre des mandats de gestion, une colonne spécifique est prévue. La rétractation emporte en effet caducité du mandat.