Le Règlement européen sur la protection des données (RGPD) : êtes-vous concerné ?

Ce texte historique pose un nouveau cadre juridique, auquel une grande majorité d’entreprises, quel que soit leur secteur d’activité ou leur lieu d’établissement, devront se conformer au plus tard le 25 mai 2018.

Le secteur de l’immobilier n’échappe pas à ce texte et les intervenants du secteur doivent se préparer à s’y conformer sous peine de sanctions pouvant atteindre 4 % de leur chiffre d’affaires mondial réalisé ou 20 000 000 d’euros.

De quoi s’agit-il ?

Le RGPD vise à règlementer l’usage des données à caractère personnel en dehors d’un cadre domestique sur le territoire européen.

Toute personne, physique ou morale, qui traite ou accède à des données permettant d’identifier une personne physique (tels que le nom, le prénom, un matricule ou encore une adresse IP) doit se soumettre au respect de ce Règlement.

Son champ d’application est résolument élargi comparativement à celui prévu par la règlementation ancienne qu’il abroge.

Tout d’abord, le Règlement s’applique à l’ensemble des traitements, qu’ils soient automatisés ou non, pourvu que ceux-ci concernent des fichiers ou base de données structurées.

Ensuite, il s’applique quel que soit le statut de la personne morale ou physique qui accède ou collecte les données à caractère personnel. En effet, le Règlement prévoit deux grandes catégories d’acteurs : les responsables de traitement qui ont décidé des finalités et des moyens de traitement et les sous-traitants, qui agissent pour le compte des responsables.

Enfin, le RGPD dispose d’un large champ d’application territorial puisqu’il s’applique dès lors que le responsable de traitement ou le sous-traitant :

1. est établit ou dispose d’un établissement (en ce compris un établissement qui ne serait pas doté d’une personnalité juridique comme une succursale) sur le territoire européen ;
2. dispose de moyens de traitement situés sur le territoire européen ;
3. met en œuvre un traitement relatif à des personnes physique qui se trouvent sur le territoire de l’Union et que les activités de traitement sont liés soit à une offre de biens ou de services (payants ou gracieux) soit au suivi du comportement de ces personnes, de lors que ce comportement a lieu au sein de l’Union.

Pourquoi les agents immobiliers sont-ils concernés et quelles sont leurs obligations ?

Dans le cadre de ses missions, l’agent immobilier est amené à constituer des fichiers de données à caractère personnel. En effet, ces fichiers concerneront soit la gestion de son agence (les données contenues dans ces fichiers se rapporteront la plupart du temps à ses collaborateurs) soit la gestion des biens pour lesquels il a reçu mandat (les fichiers intègreront alors des données relatives au(x) propriétaire(s) du bien ainsi que les candidats potentiels) ou encore la gestion de son fichier clients.

Dans la mesure où les données à caractère personnel amenées à être traitées par les agents immobiliers peuvent, selon leur finalité, être particulièrement sensibles et confidentielles, leur traitement doit respecter un cadre strict.

Avant l’adoption du Règlement, la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) avait édicté une norme simplifiée relative à la gestion et aux négociations des biens immobiliers (gestion des loyers, gestion des SCI, mandats de gérance, enregistrement des éléments permettant d’apprécier la solvabilité des candidats à la location d’un bien immobilier etc.) permettant aux acteurs du marché de se conformer à leurs obligations en matière de protection des données personnelles s’ils réalisaient un engagement de conformité à cette norme.

Désormais, le Règlement prévoit un cadre de traitement plus strict en prévoyant notamment de nombreuses nouvelles obligations. Les engagements de conformité réalisés dans le passé ne suffisent donc plus à assurer la protection des données.

Parmi les nouvelles obligations du RGPD auxquelles les acteurs du marché devront faire face, nous notons notamment :

• La formalisation de procédures de sécurité et de traitement de données ;
• La désignation d’un Délégué à la Protection des Données (le « DPO ») ;
• La création d’un registre des traitements ;
• Des nouvelles modalités de recueil de consentement ;
• Le renforcement des droits existants des personnes concernées ainsi que la consécration de nouveaux droits tel que le droit à la portabilité des données ;
• La réalisation d’analyses d’impacts ;
• La notification des violations ;
• Un nouveau formalisme contractuel.

Dans une profession où les données sont au centre des activités et du modèle économique, les agents immobiliers n’ont d’autre choix que de se familiariser avec ce nouveau texte et d’en implémenter les principes et obligations dans leur mode de fonctionnement.

Les sanctions particulièrement lourdes ne peuvent qu’inciter les acteurs à mener des actions de mise en conformité. Moins de 6 mois avant leur entrée en application, le compte à rebours est lancé !

Cadre de Vie (www.cadredevie.fr), en partenariat avec Simon associés (www.simonassocies.com) vous propose une chronique d’une dizaine d’articles à venir dans le Journal de l’Agence pour vous expliquer concrètement, comment vous conformer à cette nouvelle règlementation et comment l’intégrer dans vos processus métiers actuels.

Le prochain article vous expliquera comment se conformer au RGPD concrètement en 6 étapes .

A propos des auteurs 

Amira BOUNEDJOUM, SIMON ASSOCIES , avocat spécialisée en protection des données à caractère personnel.

Amira Bounedjoum intervient tant en conseil qu’en contentieux, et accompagne au quotidien de grandes entreprises, publiques et privées, en droit des nouvelles technologies et notamment en protection des données à caractère personnel, cyber-sécurité et e-réputation.

Principales publications : Divers articles en droit des données personnelles, droit des nouvelles technologies et robotique dans des revues juridiques et presse écrite ; Participation à l’ouvrage Droit de la Données, Principes théoriques et approche pratique, (Matthieu Bourgeois, Droit & Professionnels, LexisNexis nov 2017)

François-Luc SIMON, Co-Fondateur de SIMON ASSOCIES, Avocat associé, Docteur en Droit.

François-Luc SIMON développe une forte expérience en droit commercial, droit de la distribution, et droit économique. Il intervient en contentieux et en conseil, pour le compte d’enseignes et groupes institutionnels, en France et à l’international. Il est l’auteur de nombreuses publications : divers articles en droit de la distribution et droit économique (1995-2016), Théorie et Pratique du Droit de la Franchise (2009), Le Juge et les autorités du marché Boursier (2000)

LE CABINET SIMON ASSOCIES

Fondé en 1992, Simon Associés est un cabinet d’avocats d’affaires reconnu ayant des bureaux intégrés à Paris, Lyon, Montpellier, Nantes, Grenoble, Fort-de-France et Pointe à Pitre.

Au service des entreprises, des dirigeants et de leur activité, Simon Associés compte aujourd’hui en France plus d’une soixantaine d’avocats, dont 21 associés. Il rassemble plus d’une centaine de professionnels avec le réseau national Simon Avocats.

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