L’erreur à éviter
Il existe un remède qui s’avère parfois pire que le mal. C’est croire que l’on peut maîtriser réellement le flot des mails. Avec deux variantes :
- Celle des maniaques qui construisent dans leur boîte mail une architecture sophistiquée de dossiers et sous-dossiers, avec le risque de passer trop de temps à l’organiser.
- Celle des anxieux qui guettent chaque nouveau mail en contrôlant leur boîte 10 fois par heure, du réveil au coucher sans voir qu’ils pourraient bien mieux employer leur temps en préservant leur concentration.
Les recommandations
L’ « infobésité » est un fait, on gagne à trouver un mode de fonctionnement personnel plutôt qu’à passer trop d’énergie à lutter contre. Voici quelques règles qui peuvent simplifier la vie.
- Chercher au lieu de classer. Plutôt que de tout ranger dans de beaux classeurs (virtuels) pour être certain de retrouver des emails anciens, faites confiance à la fonction de recherche. Moins élégant, mais plus efficace. D’ailleurs, a-t-on si souvent besoin de retrouver de vieux mails ?
- Revenir au téléphone. L’email est parfait lorsqu’on a un ou deux sujets de discussion factuels à faire avancer vite. Mais à partir de 3 sujets, surtout lorsque les jugements entrent en jeu, il faut se parler. Quand arrive la complexité, préférez la conversation de visu ou par Skype.
- Savoir à qui on parle. Comptez, parmi les mails que vous recevez, ceux qui vous sont seulement adressés en copie. Leurs auteurs ne vous parlent pas vraiment, ils cherchent seulement à se couvrir. Et vous, limitez-vous vos envois en CC ? C’est la meilleure façon d’encourager vos interlocuteurs à faire de même…
- Se donner des horaires. Un de mes clients a fini par trouver sa discipline. Au bas de ses emails, il prévient ses correspondants qu’il relève sa boîte 2 fois par jour, entre midi et 13h puis entre 17 et 18h. C’est une bonne façon de faire savoir qu’on peut attendre une réponse rapide, mais pas immédiate. Et de garder du temps pour soi.