Connaître les règles de base et les normes légales pour l’optimisation du bureau ouvert
La surface et le volume d’air par collaborateur
D’après le Code du travail (article R.4222-1), chaque salarié doit disposer d’un espace de travail et d’un volume d’air suffisants.
- En ce qui concerne l’espace alloué à chaque employé, l’INRS recommande de compter entre 10 et 12 m² par employé dans un open space.
- Pour le renouvellement d’air, nous nous conseillons de choisir des bureaux avec des fenêtres ou des conduits de ventilation. Vous trouverez ces locaux facilement grâce à Geolocaux, si besoin.
Ces pratiques ne sont pas imposées de manière systématique par le Code du travail, mais restent utiles pour éviter un sentiment de malaise.
Les nuisances sonores
Le bruit est la première source d’inconfort dans un open space selon l’INRS. Heureusement, il existe des solutions pour atténuer cette gêne. Pour y remédier, installez des moquettes phoniques et des panneaux acoustiques. Toutefois, cela peut s’avérer insuffisant, notamment lorsque certaines situations requièrent plus de confidentialité, comme lors de réunions. C’est d’autant plus vrai lorsque l’équipe se consacre à des projets sensibles. Il faudra donc penser à prévoir des espaces fermés (phone box, petites salles de réunion).
Les collaborateurs pourront ainsi s’isoler pour travailler au calme sans être coupés du reste du groupe.
Au-delà des séparateurs et matériaux isolants, il est important d’ :
- Éloigner les appareils bruyants (imprimantes, photocopieurs) des postes de travail principaux.
- Installer des panneaux muraux absorbants
- Équiper le personnel d’écouteurs ou de casques pour les moments de concentration extrême
Bon à savoir : L’INRS recommande de limiter l’ambiance sonore sous les 55 dB en régime continu.
Comment réduire le stress visuel et favoriser le bien-être ?
Optimiser la circulation pour éviter l’effet « bureaux entassés »
L’une des erreurs fréquentes consiste à multiplier les rangées de bureaux au détriment du confort. Or, la fluidité de la circulation est très importante, nous vous conseillons de :
- Laisser un passage dégagé entre les tables.
- Placer les meubles de rangement contre les murs pour ranger les effets personnels au lieu de les entasser autour du poste de travail, ce qui limite le désordre et l’écho.
- Installer des points d’accès (imprimante, espace café) loin des espaces de travail pour que les employés ne se gênent pas les uns les autres.
Exploiter la lumière naturelle
Dès que possible, il vaut mieux positionner les postes proches des fenêtres. L’éclairage naturel diminue la fatigue visuelle et booste le moral.
Pour des espaces plus en retrait, veillez à installer des lampes qui respectent les préconisations : environ 300 à 500 lux pour du travail sur écran. La luminosité doit être modérée : trop éblouir fatigue les yeux.
Gestion des postes et des ressources pour l’aménagement
Impliquer les collaborateurs et recueillir des retours
Après la mise en place de nouvelles configurations, réaliser des enquêtes ponctuelles ou recueillir des témoignages informels permet d’identifier :
- Les postes encore trop bruyants
- Les salles difficiles à réserver
- Les éventuels manques (coin détente, zone de stockage)
Chaque évolution doit être perçue comme un projet collectif. En restant à l’écoute du personnel, on affine progressivement l’organisation de l’open space. Nous vous recommandons d’avancer par étapes, en testant des prototypes d’aménagement sur des petits groupes, puis en étendant les solutions qui s’avèrent positives.
Il est aussi possible de s’appuyer sur les données de capteurs (détection de mouvement, taux d’occupation), afin de repérer les créneaux où la fréquentation atteint un pic et d’anticiper le manque d’espace. Grâce à ces informations, vous identifiez rapidement les zones surchargées et celles vides. C’est un moyen simple pour réorganiser l’agencement de bureau et rééquilibrer l’occupation.
Le flex office pour l’optimisation du bureau ouvert ?
Certaines entreprises optent pour du flex office, des bureaux non attribués, accessibles par réservation. Cette méthode favorise la mobilité (particulièrement utile pour un mode de travail hybride présentiel et télétravail).
Pour éviter la pagaille, des outils de cartographie temps réel aident à repérer les postes libres. Vous pouvez aussi configurer des espaces distincts (réunions, détente, calls) dans votre agence par exemple, afin que chaque salarié trouve rapidement l’environnement qui lui correspond.
Nous espérons que ces conseils et astuces vous seront utiles pour optimiser votre bureau ouvert, que vous soyez en agence immobilière ou dans un autre type d’espace. Un aménagement réussi repose sur une approche globale et réfléchie. Il faut tout d’abord définir vos besoins (espace, confidentialité, intimité) et ensuite passer au déploiement de l’agencement. Par ailleurs, gardez toujours en tête qu’il s’agit d’un processus que l’on perfectionne au fil du temps grâce aux retours de chacun.