Tu es directeur d’agence et tu souhaites contrôler le bon fonctionnement de ton agence immobilière ? Tu aimerais mettre en lumière tous les points bloquants à son bon développement ? Le marché immobilier est très concurrentiel. Tu dois donc t’assurer que tes process sont au point pour pouvoir faire grandir ton business et être meilleur que tes concurrents. Comment les analyser ? Grâce à l’audit de ton agence immobilière.
Qu’est-ce qu’un audit d’agence immobilière ? À quoi sert-il ?
Définition
Lorsque l’on dirige une entreprise, il y a toujours des choses à améliorer, mais aussi des processus qui fonctionnent bien. L’audit permet d’analyser tout le mécanisme de ton agence immobilière sur plusieurs critères. Il s’inscrit dans une démarche de progrès et va te permettre de prendre connaissance des points faibles pour les améliorer. Tout ceci toujours dans le but d’atteindre tes objectifs.
Selon les besoins, l’examen peut porter sur différents services et divers critères. Par exemple, tu peux décider d’analyser les aspects :
- commerciaux ;
- organisationnels ;
- opérationnels ;
- etc.
L’audit permet également à l’agence immobilière de s’assurer qu’elle respecte bien les réglementations en vigueur et les procédures internes, mais aussi qu’elle dispose de moyens suffisants pour atteindre ses objectifs.
Objectifs
Le but principal de l’audit est bien sûr d’aider à améliorer les process de l’agence pour atteindre les objectifs fixés. Malheureusement, parfois on avance tête baissée dans la réalisation de ses missions sans même se rendre compte que l’on fait fausse route.
En réalisant un examen, on prend du recul, on analyse et on fait le point sur tout ce qui va et ne va pas au sein de l’agence.
Il permet de dégager les potentiels axes d’amélioration des différents process ainsi que de faire le point sur les besoins et les ressources de l’entreprise.
Grâce à une analyse complète des façons de procéder, il sert à adapter la stratégie globale de l’agence immobilière.
En bref, l’audit permet de :
- connaître les points faibles de l’agence ;
- identifier les points forts ;
- améliorer les conditions de travail des collaborateurs ;
- ajuster les process selon les objectifs ;
- réorganiser les missions ;
- adapter la stratégie ou la changer complètement.
Comment préparer un audit pour obtenir les bonnes informations ?
On ne réalise pas un audit sans préparation préalable. Selon ton budget, tu pourras décider de faire appel à un prestataire externe pour exécuter la mission ou bien l’effectuer en interne.
Si tu optes pour la seconde option, tu ne vas pas pouvoir débarquer un beau matin et décider sur un coup de tête d’auditionner tous tes collaborateurs. Il faut d’abord préparer le terrain.
De bonnes relations pour une meilleure coopération
La première étape lorsque l’on veut réaliser un audit au sein de son agence immobilière est de s’assurer que les relations humaines sont saines.
Tu vas procéder à des entretiens avec tous les collaborateurs. Ils vont te permettre de mieux connaître et comprendre le fonctionnement et l’organisation de ton agence. Tu dois donc pouvoir leur faire confiance.
Commence par les prévenir de tes intentions. Il faut réussir à leur faire entendre que l’audit représente un outil d’amélioration pour l’entreprise et non pas de sanction. Mets-les en confiance pour qu’ils coopèrent.
Tu n’es pas là pour les juger ou les dévaloriser sur leur travail, mais plutôt pour les comprendre et les analyser, toujours dans un but d’amélioration.
Adopte une attitude positive :
- écoute active ;
- objectivité ;
- compréhension ;
- humilité.
Une réflexion préalable sur les questions à poser
Pour comprendre tous les process de ton agence immobilière, tu vas devoir poser des questions, un grand nombre de questions.
Tu peux par exemple utiliser la méthode QQOQCCP :
- Quoi ?
- Qui ?
- Où ?
- Quand ?
- Combien ?
- Comment ?
- Pourquoi ?
Également appelée méthode du questionnement, elle permet de récolter un grand nombre d’informations précises et exhaustives d’une situation. Tu peux donc t’en servir pour réaliser ton audit d’agence immobilière.
Cet outil t’aidera à comprendre l’organisation de ton agence, d’établir les pistes d’amélioration et de modifier les process qui ne sont pas assez efficaces.
Prépare en amont tes interrogations selon l’audité afin de gagner du temps et être efficace. À la fin de ces entretiens, tu seras en mesure de savoir qui fait quoi au sein de l’agence, comment, avec qui, etc. Tu pourras aussi identifier tous les dysfonctionnements de l’entreprise.
👇 Nous allons maintenant voir quelques exemples d’aspects à auditionner pour améliorer les performances de ton agence.
L’audit de communication : interne et externe
Communication interne à l’agence
L’audit de communication interne va te permettre d’évaluer la qualité des échanges entre les différents acteurs de l’agence.
Une bonne communication entre les collaborateurs est indispensable à la réussite d’une entreprise. Tu dois aussi maîtriser les règles de communication selon le profil à qui tu t’adresses.
Sers-toi par exemple de la méthode DISC, outil indispensable pour bien manager une agence immobilière.
L’audit de communication interne vise donc plusieurs objectifs :
- évaluer les différents dispositifs de communication utilisés à l’agence ;
- analyser les réactions et les ressentis des collaborateurs vis-à-vis de certaines décisions ;
- faire le point sur les attentes de chacun ;
- étudier le fonctionnement de l’équipe dédiée à la communication ;
- connaître le budget annuel alloué à ce service ;
- etc.
💡 Petite info : pour développer la communication interne de ton entreprise, tu peux utiliser des outils tels que la newsletter interne, des sondages de satisfaction pour obtenir des feedbacks, la messagerie instantanée, etc.
De plus, pour mieux comprendre le sentiment de tes collaborateurs vis-à-vis de ton agence, tu peux analyser certains axes :
- l’alignement avec les valeurs de l’agence ;
- la probabilité de recommandation ;
- la motivation de l’audité ;
- la qualité et la quantité des informations transmises ;
- les blocages liés à la circulation des infos.
Communication externe
Une fois que tu as fait le point sur la communication interne à l’agence, il va falloir analyser celle qui en est externe.
Il va donc falloir vérifier la cohérence entre les ressources utilisées pour suivre la stratégie de communication et les résultats obtenus.
Qu’est-ce qui fonctionne et ne fonctionne pas vis-à-vis de l’image véhiculée ? Quel est ton positionnement sur ce marché fortement concurrentiel ? Comment ta cible perçoit-elle ton agence ?
L’audit de communication externe va donc porter sur :
- L’image de marque véhiculée : logo, slogan, publicité, affiches, flyers, etc.
- La présence en ligne : site internet, blog, réseaux sociaux, newsletter…
- L’existence de l’agence immobilière dans les différents médias locaux.
Tu dois auditionner directement ton public cible pour en savoir plus. Demande-lui comment il perçoit ton image de marque et quel est son ressenti vis-à-vis de ta communication.
Tous ces paramètres vont te permettre d’adapter ton image, ton positionnement et ta communication dans le but de développer ta visibilité et ta notoriété.
L’audit organisationnel pour optimiser les process
Dans une agence immobilière, l’audit organisationnel permet d’analyser les forces et les faiblesses de l’entreprise dans toutes ses dimensions. Il vise à faire un point global sur toute l’organisation interne.
En effet, le but est que chaque collaborateur soit le plus efficace possible et cela passe par une bonne organisation.
Cet audit permet d’optimiser les processus pour décupler les résultats. De ce fait, sont analysés différents paramètres :
- le nombre de collaborateurs ;
- la répartition du travail ;
- la quantité et la qualité des informations nécessaires à la réalisation des missions ;
- les procédures et règles à respecter ;
- le rôle de la hiérarchie ;
- etc.
Ce procédé est très intéressant pour bien manager une agence immobilière. En effet, il permet de mettre en avant les failles dans le fonctionnement de cette dernière. L’intérêt est de trouver les solutions pour y remédier et accroître la productivité de chacun.
De plus, une meilleure organisation permet de diminuer les coûts qui, on ne va pas se mentir, fait partie des objectifs de tout patron.
En bref, l’audit organisationnel vise l’optimisation de toute l’agence pour remédier aux dysfonctionnements et accroître la productivité de tous les collaborateurs.
Bien sûr, il existe d’autres leviers à étudier comme l’audit opérationnel, financier, environnemental…
Tirer les conclusions de l’audit pour faire évoluer l’agence immobilière
Établir le rapport
Si tu réalises un audit, mais que tu ne rédiges pas de rapport, c’est contre-productif. En effet, tu vas utiliser beaucoup de temps et d’énergie pour récolter de nombreuses informations. Il faut donc que tu en fasses une synthèse.
Si des personnes de ton équipe t’aident, demande-leur de te faire un compte-rendu de tout ce qu’ils ont pu récolter.
Établir un rapport permet de visualiser plus facilement et rapidement tous les points bloquants au bon fonctionnement de ton entreprise. Mais ce n’est pas tout. Tout ce qui fonctionne doit évidemment aussi être répertorié. Cela permet de confirmer que les process sont bons.
Rappelons-le, l’audit est un outil d’amélioration. Il ne doit pas être réalisé dans le but de sanctionner. Grâce à lui, tu pourras remédier à tous les dysfonctionnements de l’agence, mettre en place les bonnes procédures, mais aussi encourager les actions qui fonctionnent.
Le rapport de l’audit permet également de faire le point sur les moyens à mobiliser pour atteindre les objectifs :
- humains ;
- matériels ;
- et financiers.
Mettre en place les bonnes actions
Maintenant que tu as bien compris tous les points forts et les points faibles de ton entreprise, il va falloir mettre en place les actions pour améliorer tous les axes insuffisants.
Reprends point par point le rapport d’audit et trouve des solutions pour permettre à tes collaborateurs de travailler dans les meilleures conditions et ainsi, obtenir plus de résultats. Cela permettra également de booster leur motivation.
Enfin, pour maintenir un niveau de performance optimal, je te recommande d’utiliser des indicateurs de performance : les KPI (« Key Performance Indicator »).
Ils te permettront d’évaluer les retombées des actions mises en place et de vérifier que tu ailles bien dans la bonne direction. De cette manière, tu sauras si l’objectif est atteint ou pas.
Voilà, nous arrivons à la fin de cet article. Tu connais maintenant l’intérêt de réaliser un audit de ton agence immobilière. Sache que tu peux faire appel à des sociétés externes pour réaliser cette mission si tu n’as pas le temps et que ton budget te le permet.
Pour plus d’informations et de conseils pour manager ton agence immobilière, j’ai le plaisir de t’offrir un coaching. Réserve un créneau selon tes disponibilités. C’est gratuit, alors n’hésite pas !