En donnant quitus au Syndic, l’ensemble des copropriétaires atteste que celui-ci a correctement et régulièrement accompli sa mission. Mais les copropriétaires ne savent pas toujours ce que recouvre exactement la notion de « quitus », au risque de le refuser sans raison.
Que signifie l’expression « donner quitus » ?
« Donner quitus » consiste à approuver la bonne exécution des missions confiées à une ou plusieurs personnes dans le cadre d’un mandat. Par définition, le fait de donner quitus décharge le mandataire de toutes ses responsabilités. La notion de quitus est ainsi indissociable de celle de mandat : tout mandataire est tenu de rendre compte de sa gestion (article 1993 du Code civil).
En matière de copropriété, l’ensemble des copropriétaires donne mandat à un Syndic afin qu’il gère la copropriété dont ils dépendent. Chaque année, lors de l’assemblée générale, le Syndic se doit de rendre compte de sa gestion. C’est alors le moment de demander aux copropriétaires de lui donner quitus par un vote à la majorité simple de l’article 24 de la loi 65. En d’autres termes, le Syndic demande aux copropriétaires de ratifier tous les actes qu’il a accomplis et d’attester que son mandat a été exécuté correctement.
Les copropriétaires n’ont toutefois pas l’obligation de donner quitus au Syndic. Il est même parfois conseillé de ne pas le faire puisque donner quitus décharge le Syndic de toutes responsabilités eu égard à sa gestion (CA d’Aix-en-Provence, 1re ch., du 10 mai 2006, n°2005/04576). Les copropriétaires se privent ainsi d’une action éventuelle en responsabilité contractuelle alors même que certaines fautes du Syndic pourraient se révéler bien après le vote du quitus.
Afin de ne pas se retrouver face à un refus total, la portée du quitus peut se voir réduite à une partie seulement de la gestion du Syndic. Une manière d’isoler certains actes qui pourraient poser problème lors de l’assemblée générale.
La limite de l’exonération du syndic.
Le quitus perd son caractère exonératoire pour les actes non portés à la connaissance des copropriétaires lors de l’assemblée générale. Il en va de même lorsque le Syndic a tenu les copropriétaires dans l’ignorance en raison de manœuvres frauduleuses.
A contrario, si le Syndic a informé complètement et loyalement les copropriétaires d’un manquement ou d’une difficulté, le quitus le libère, même en cas de faute. Dans cette hypothèse, au-delà d’invoquer le quitus, le Syndic devra également apporter la preuve qu’il a bien informé les copropriétaires sur les faits qui lui sont reprochés. La plupart des actes de gestion ayant une traduction comptable, il semble facile, pour le Syndic, de démontrer qu’en approuvant les comptes, les copropriétaires en ont nécessairement eu connaissance.
Il est intéressant de souligner ici que le quitus donné par l’assemblée générale ne joue que sur le terrain contractuel. Il ne prive donc pas un copropriétaire d’engager la responsabilité délictuelle ou quasi-délictuelle du Syndic pour une faute commise par ce dernier et qui aurait causé un préjudice personnel au copropriétaire en question, à condition bien sûr, d’en apporter la preuve (CA de Paris, 23e ch., du 10 février 2005, n°2004/07762).
Le mandat de syndic, un contrat avant tout basé sur la confiance.
Il peut donc être tentant de refuser le vote du quitus par simple prudence. Toutefois, rappelons que le refus de donner quitus met la copropriété dans une position délicate vis-à-vis de son gestionnaire puisque le fait d’opposer un refus systématique équivaut clairement à un acte de défiance, contraire à la notion même de mandat.
Profitons-en pour balayer ici l’idée selon laquelle, le refus de quitus entraînerait la révocation tacite du Syndic : si les copropriétaires veulent révoquer le Syndic, ils doivent le faire de façon expresse par un vote qualifié à la majorité de l’article 25 de la loi de 1965. Inversement, le vote du quitus ne vaut pas reconduction tacite du mandat du Syndic en place. Là encore, un vote à la majorité de l’article 25 est nécessaire.
Sachant qu’un quitus n’est valablement exonératoire que s’il a été donné sans réserve, il peut donc être plus adroit de voter le quitus en émettant des réserves. Il est alors nécessaire de préciser les actes sur lesquels elles portent pour qu’elles soient valables dans le procès-verbal d’assemblée générale. Le fait d’émettre une ou des réserve(s) a ainsi deux conséquences majeures : il remet, tout d’abord, la question au vote l’année suivante. Le Syndic a ainsi le temps d’apporter des réponses et des solutions aux copropriétaires. D’autre part, il permet de se préserver d’un quelconque rapport de force et donc de conserver un climat de confiance.