Parce qu’un regard neuf peut nous apprendre beaucoup, de nombreuses entreprises demandent à leurs nouveaux collaborateurs de se prêter à l’exercice du rapport d’étonnement. L’objectif : recueillir leurs premières impressions, leurs critiques constructives sur les processus internes pour repérer d’éventuels dysfonctionnements et collecter des propositions d’amélioration.
Pierre Magimel, Directeur général adjoint du Groupe CISN — Coopérative Immobilière de Saint-Nazaire — est justement convaincu de l’utilité de cet exercice. Pour renouveler le classique format « questionnaire », son équipe organise des rendez-vous réguliers avec les nouveaux collaborateurs. Il partage avec nous le déroulement de ces échanges instructifs pour la direction comme pour les nouveaux arrivants.
Des rendez-vous d’intégration réguliers pour les nouveaux collaborateurs
« Depuis quelques années, trois fois par an, nous organisons des rendez-vous petit-déjeuner quatre à six mois après l’arrivée de nos nouvelles embauches » présente Pierre Magimel. « Le principe est très simple et se fait dans un bon esprit : nous réunissons notre comité de direction ainsi que les nouveaux collaborateurs, et nous lançons une sorte de petit quiz sur l’histoire et les valeurs de notre groupe. Il n’y a aucun piège, le but n’est pas de tester nos nouvelles recrues, mais simplement de rappeler les valeurs éthiques qui nous sont chères et de stimuler le sentiment d’appartenance à notre groupe ».
Le rendez-vous se poursuit avec un autre exercice : chacun échange avec son voisin de table et doit ensuite le présenter au reste de l’équipe. « Cela permet à ceux qui n’en ont pas encore eu l’occasion de faire connaissance, de découvrir les personnalités des autres services de l’entreprise et ainsi, tout le monde est invité à prendre la parole » poursuit Pierre Magimel.
Une fois que la glace est brisée et que chacun se sent plus à l’aise, vient l’étape des notes d’observation. « De manière anonyme, les nouveaux membres de l’équipe sont invités à noter sur un post-it ce qui les a surpris depuis leur arrivée chez nous, dans le bon comme dans le mauvais sens, avec honnêteté bien sûr. Nous ouvrons ensuite les petits papiers tous ensemble et nous réagissons de manière collective sur ce qui est noté ».
Un outil de progression pour la direction et de contribution pour les employés
Pour Pierre Magimel et ses coéquipiers, l’exercice est doublement gagnant. « D’une part, pour notre entreprise, ce rapport d’étonnement est un peu comme un outil de diagnostic qui nous permet de déceler ce qui fonctionne bien ou moins bien chez nous. Nous le faisons dans une démarche globale et sincère de progression : je travaille depuis plus de 20 ans pour le Groupe CISN et je suis convaincu que des regards neufs sont utiles pour nous rassurer sur le fait que nous avançons dans la bonne direction » précise le dirigeant.
« D’autre part, ce rapport d’étonnement est aussi gagnant pour nos nouveaux collaborateurs en tant que bon outil d’intégration, de contribution à la vie de nos agences et de reconnaissance. Lorsque les nouveaux talents lancent de belles idées, il est gratifiant pour eux de voir que nous les mettons vraiment en place. À titre d’exemple, ces échanges ont notamment permis la mise en place d’un nouvel intranet utile à notre organisation » se réjouit le directeur adjoint.
Alors, prêts à lancer vous aussi vos propres rendez-vous d’étonnement ? Sachez que le Groupe CISN recrute actuellement des négociateurs dans ses agences de Nantes, Saint-Nazaire et la Baule.