Commercial, marketing, ressources humaines, finance, juridique, informatique, services, achats… avec la transformation numérique des entreprises, l’utilisation de la signature électronique est en plein essor. Tous les documents nécessitant d’être signés par un ou plusieurs signataires sont concernés : devis, bon de commande, compte rendu de réunion, feuille de présence, contrat, inscription à des événements, BAT pour les documents marketing, contrat d’embauche, accord de confidentialité… C’est la raison pour laquelle le choix de la solution technologique pour gérer ce qu’on appelle le Digital Signing Process est crucial : elle se doit d’être fiable, simple, rapide, sécurisée, infalsifiable… et facile à intégrer.
C’est pour apporter une solution aux PME de 100/200 salariés et aux GME/ETI et grandes entreprises qu’e-SignProof © a été créé. Elle est actuellement la solution de signature électronique la plus complète, la mieux sécurisée et la plus économique.
Automatiser le processus de signatures de documents à moindre coût
e-SignProof © est une solution de signature électronique qui peut être intégrée dans les applications du client, ou être effectuée 100% en ligne. Cela représente pour les entreprises un réel gain de temps et d’argent, tout en profitant d’une protection juridiquement reconnue dans le monde entier.
Le Digital Signing Process développé par e-SignProof© est notamment en conformité avec la réglementation eIDAS et avec le RGPD.
Avec, en prime, un avantage de taille : l’intégration personnalisée (site web, CRM, ERP…) du Digital Signing Process via l’API e-SignProof© qui permet d’automatiser le process pour la signature des bons de commande, des devis, des contrats… de façon fluide et transparente pour les clients des entreprises. Le Webhook permet de transférer les données à l’application du client en permanence. L’application du client est ainsi à jour en temps réel.
Daniel Piestrak, le fondateur, souligne : « Nous voulons casser les codes du marché en offrant la solution la plus complète, la mieux sécurisée et la plus économique pour signer tous les documents de façon électronique. »
Le mode de fonctionnement est particulièrement simple puisqu’il suffit :
- De s’inscrire et de se connecter ;
- D’envoyer le document par e-mail à tous les signataires ;
- Les signataires lisent le document et le signent (ils ne peuvent pas le modifier) ;
- Chaque signature est certifiée et un tableau de bord permet de suivre leur avancement.
Des fonctionnalités riches et adaptées aux besoins des entreprises
- Simplicité d’intégration (CRM, ERP, site Web, e-commerce) : intégration réalisée par e-SignProof© et facilitée par son module d’intégration.
- Ajout de champs modifiables (texte, cases à cocher, choix…) nativement dans l’application.
- Possibilité d’intégrer nativement des « Templates ».
- Documents signables en mode tactile (stylet, souris, doigt) depuis sa tablette ou Smartphone ou avec sa souris.
- Les tarifs sont calculés en fonction de la volumétrie, ils reposent donc sur une consommation réelle et les crédits non utilisés sont reportés d’un mois sur l’autre.
- La possibilité d’importer sa liste de contacts, mais aussi d’exporter les réponses et les signatures.
- Des forfaits fixes et payables mensuellement en début de mois. Ces forfaits incluent tous un nombre d’utilisateurs illimité et permettent d’organiser ses utilisateurs par entité.
- Les modules de paiement éditent des API compatibles avec le Digital Signing Process d’e-SignProof©.
- La base documentaire des contrats en cours de signature, signés, refusés est disponible dans tous les modules.
- La gestion de documents uploadés (exemples : RIB, carte d’identité…) et une procédure hautement sécurisée (allant au-delà de la réglementation RGPD et dIDAS).
- La technologie est performante et adaptée aux enjeux actuels (encryptage, ancrage dans la blockchain, haute sécurité des serveurs situés en France…).
- La solution e-SignProof© est multilingue, nativement en français et anglais, et bientôt en allemand et en espagnol (d’autres langues seront intégrées dans les mois à venir).
Daniel Piestrak précise : « Nous avons dès le départ construit notre solution en prenant en compte les besoins de nos clients et leurs attentes. Pour paraphraser Sony : nos clients en ont rêvé, nous l’avons fait. »
Un archivage ultra-sécurisé
e-SignProof© permet d’archiver des documents qui doivent être conservés en vertu de la loi, tout en limitant strictement leur accès. Il peut s’agir de contrats, de données comptables, de documents administratifs ou de logs. Certains de ces documents doivent en effet être conservés pour respecter le RGPD ou des réglementations nationales spécifiques. Pour garantir l’excellence au niveau de la sécurité, e-SignProof© s’appuie sur un dispositif puissant :
Sécurité du stockage de données avant archivage CS3
Spécialement conçus pour offrir une durabilité supérieure à 99,99 % et une disponibilité de 99,99 %, les mécanismes de réplication et de parité utilisés font partie des plus avancés du marché. Par ailleurs, les datacenters Scaleway utilisés par e-SignProof© disposent des dernières technologies de sécurité. Ils sont certifiés ISO27001 ainsi que pour l’hébergement des données de santé (HDS). Toutes les données stockées sont cryptées.
Sécurité de l’Archivage C14
La solution d’archivage Scaleway est réputée être la plus sécurisée au monde. L’archivage C14 Classic est une solution efficace, basée sur des normes industrielles, pour stocker les données et les sauvegarder à long terme. Elles sont en effet cryptées à l’aide de l’AES-256, répliquées plusieurs fois et stockées au sein de DC4, le Databunker anti-atomique de Scaleway situé à 25 mètres de profondeur sous terre, en plein Paris. Sans risques naturels, technologiques ou militaires connus, c’est l’endroit idéal pour héberger les données les plus sensibles. Quelques clics suffisent pour stocker une grande quantité de données et les restaurer en fonction des besoins. De plus, les niveaux de service Intensive et Standard sont disponibles sur le Datacenter DC2 : dans ce cas, les demandes de désarchivage de données archivées doivent être validées par e-SignProof© et le temps d’extraction est d’environ 4h.
Une conformité avec le RGPD… et bien au-delà
e-SignProof© est RGPD-friendly mais apporte en prime une sécurisation supplémentaire. Ainsi, l’authentification par SMS est envoyée à partir d’un serveur indépendant physiquement et numériquement de celui hébergeant la solution Digital Signing Process. L’ensemble des données sont cryptées et stockées sur les puissants serveurs CS3 et C14. De plus, aucune donnée personnelle sensible n’est hébergée chez e-SignProof© : il y a seulement le prénom et le nom, l’adresse e-mail et le numéro de téléphone (dans l’option à double authentification).