Extranet de la copropriété, notifications par voie dématérialisée et suppression de la télécopie, instauration d’un carnet numérique de suivi et d’entretien du logement, création d’un registre informatique recensant les copropriétés… que de bouleversements récents dans l’environnement « poussiéreux » de la loi du 10 juillet 1965.
L’arrêté du 10 octobre 2016 relatif au traitement de données à caractère personnel intitulé registre national d’immatriculation des syndicats de copropriétaires pris en application des articles R. 711-1 à R. 711-21 du code de la construction et de l’habitation est paru au J.O du 26 octobre 2016 afin de compléter le décret du 26 août 2016.
Depuis le 1er novembre 2016 un nouveau site Internet a été mis en place pour immatriculer les copropriétés : www.registre-coproprietes.gouv.fr (l’immatriculation se fait en 5 étapes, via 5 onglets à compléter successivement). Entre juillet et septembre 2016, l’outil a été préalablement expérimenté, notamment sur le territoire du Grand Lyon.
Selon le Ministère du Logement « Simple d’utilisation et innovant, ce registre, véritable observatoire national de la copropriété, est un outil de compréhension destiné à éclairer les débats et à détecter les situations à risque ».
Le teneur du registre d’immatriculation, longtemps demeuré inconnu, est finalement l’Agence nationale de l’habitat (Anah). Il assure la gestion du traitement automatisé des données.
Pourquoi un tel registre ?
Toujours selon le Ministère, ce registre institué par la loi dite Alur du 24 mars 2014, et proposé dans le rapport du président BRAYE en janvier 2012, puis en avril 2013 dans le rapport du Sénateur Claude DILAIN sur les copropriétés très dégradées [ndlr], doit permettre de mieux connaître le parc de copropriétés, ses caractéristiques (nombre, localisation, taille, âge) et son état afin notamment de permettre aux pouvoirs publics de mieux comprendre les processus de fragilisation des copropriétés, pour intervenir dès les premières difficultés.
L’Anah de son côté avait mis en place, dès 2012, un outil de détection des copropriétés fragiles (L’outil statistique d’aide au repérage des copropriétés fragiles). C’est sans doute une des raisons pour lesquelles lui revient aujourd’hui la mission de « teneur du registre ».
Ce registre va plus loin puisque de part son contenu, mis à jour annuellement par les syndics, il devrait permettre « de disposer d’éléments de comparaison des charges, utiles aux syndics et aux copropriétaires dans la gestion quotidienne et prospective de leurs copropriétés et favorisant une meilleure information des futurs acquéreurs » (sic).
Le dispositif va même trop loin selon la FNAIM qui, par la voie de son Président Jean-François BUET, indiquait voir dans « toutes ces informations réclamées » et « supposées alimenter une plateforme qui sera ouverte au tout-venant » une « menace pour la propriété privée dès lors que des informations, initialement destinées à rester dans l’intimité des familles, peuvent à tout moment être étalées au grand jour » et « finissent par inspirer la création d’une taxe ».
Le syndic au cœur du dispositif d’inventaire et d’alimentation
L’obligation d’immatriculation pèse naturellement sur le syndicat des copropriétaires; Mais en pratique les télé-déclarants sont les syndics, représentants légaux des copropriétés.
Les formalités d’immatriculation sont réalisées par le syndic en exercice dans la copropriété (professionnel ou non), c’est-à-dire par le syndic détenant un mandat voté régulièrement en assemblée générale (contrat qui devra notamment être joint lors de la saisie informatique des données d’immatriculation).
A ce titre le syndic professionnel peut prétendre à rémunération.
En effet, l’accomplissement de ces démarches constitue des prestations particulières pour l’immatriculation initiale du syndicat (décret du 26 mars 2016 – annexe 2) et des prestations de gestion courante pour la mise à jour annuelle des informations (décret du 26 mars 2016 – annexe 1).
Le syndic peut ainsi prétendre à une rémunération pour chaque prestation réalisée : la première est une prestation unique pour laquelle le syndic peut obtenir le versement d’honoraires dont le montant est défini dans le mandat ; la seconde est une prestation annuelle comprise dans le forfait dit de gestion courante.
La mise à jour des données financières sera faite une fois par an. (Art. L.711-4 et R.711-1 du CCH). La mise à jour des données financières doit être faite dans les 2 mois suivant la tenue de l’assemblée générale au cours de laquelle les comptes de l’exercice clos ont été approuvés.
Si le contenu d’autres informations change, elles sont actualisées au même moment que pour les données financières, c’est-à-dire dans les 2 mois suivant la tenue de l’assemblée.
Le syndic s’expose également à une sanction financière plafonnée à 20 euros par lot et par semaine de retard (article L.711-6 du CCH). En l’absence d’immatriculation de la copropriété, le syndic peut être mis en demeure de le faire par l’Anah, un copropriétaire du syndicat concerné ou par toute personne ayant un intérêt.
Contenu des informations à saisir par le syndic
Outre les données d’identification, les données essentielles relatives à la gestion et aux comptes du syndicat (mentionnées au 1° du III de l’article L. 711-2 du CCH issu de la loi Alur) sont les informations relatives à l’exercice comptable, le montant du budget prévisionnel, des provisions pour travaux, des dettes du syndicat à l’égard des fournisseurs et des impayés, le nombre de copropriétaires débiteurs du syndicat excédant 300€, la présence d’employés du syndicat s’il y en a. Les informations financières déclarées sont celles issues des comptes du dernier exercice comptable clos et approuvés par l’assemblée générale.
Les syndicats de copropriétaires relevant du deuxième alinéa de l’article 14-3 de la loi du 10 juillet 1965 (moins de 10 lots et budget inférieur à 15 000€), voient cette obligation de renseignement allégée, ils ne sont pas tenus de fournir le nombre de copropriétaires débiteurs et le montant des impayés.
Les données essentielles relatives au bâti qui doivent être communiquées sont les suivantes : le nombre de bâtiments avec leur étiquette énergétique si elle est disponible, le nombre d’ascenseurs, la période de construction et la nature du chauffage de l’immeuble.
Comment ça marche ?
Le teneur du registre crée un premier compte dit inactif, dès réception de ces éléments d’identification. Pour disposer d’un compte de télédéclarant actif, le demandeur définit son mot de passe puis active son compte avec un code envoyé par le teneur du registre (Anah) à l’adresse postale fournie, dans un délai de deux mois suivant sa demande. Passé ce délai, le compte inactif sera supprimé.
Le nouveau télédéclarant accède alors à son compte par son adresse électronique et son mot de passe. Il peut modifier les données de son compte à tout moment, à l’exception de sa civilité, son nom et son prénom. En cas de modification nécessaire de ces dernières informations, il en formule la demande au teneur du registre, qui peut demander une pièce justificative pour procéder à la modification.
La durée de conservation des pièces justificatives mentionnées à l’article 4 de l’arrêté (contrat de syndic, PV AG, etc.) et au II de l’article R. 711-13 du CCH est de six mois à compter de leur transmission.
La durée de conservation de l’attestation mentionnée à l’article R. 711-15 du CCH est :
1° Pour l’attestation d’immatriculation initiale, sans limite sauf en cas de disparition du syndicat. Dans ce cas, l’attestation est conservée pendant trois ans après la date déclarée du fait générateur emportant la disparition du syndicat ;
2° Pour les attestations de mise à jour du dossier d’immatriculation, cinq ans suivant leur établissement.
Ces dernières pièces feront donc logiquement partie des archives du syndicat des copropriétaires (article 33 du décret du 17 mars 1967) qui devront être transmises dans le cadre de la succession de syndics (article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965), alors que la rédaction du texte pourrait laisser entendre que ces pièces doivent être conservées par le déclarant…
Le notaire acteur supplétif de l’immatriculation
Les notaires de leur côté sont également impliqués dans le dispositif en ce qui concerne les copropriétés neuves qu’ils ont la charge d’immatriculer ab initio, mais également lors des opérations de transactions immobilières sur les lots de copropriété.
En effet, à cette occasion, le notaire a obligation de contrôler que la copropriété dispose bien d’un numéro d’immatriculation pour pouvoir dresser son acte authentique, mais il a également l’obligation de signaler à l’Anah toute erreur constatée dans les informations d’immatriculation.
Le notaire peut en outre être tenu de réaliser les démarches d’immatriculation ou de mise à jour afin de permettre la régularisation d’un acte de vente lorsque la copropriété ne possède pas de numéro d’immatriculation, en raison soit de l’absence de syndic désigné par les copropriétaires, soit de la défaillance du syndic après mise en demeure restée sans effet au terme d’un mois.
Précisions que lorsque l’immatriculation des immeubles mis en copropriété a été effectuée par le notaire, le syndic provisoire, s’il n’est pas confirmé par l’assemblée générale dans ses fonctions de syndic, déclare les données d’identification du représentant légal qui lui succède (un confrère syndic en principe) dans un délai d’un mois à compter de la désignation de celui-ci.
Dans ce cas les frais engagés par le notaire pour immatriculer la copropriété en lieu et place du syndic sont supportés par le syndic (ou par le syndicat lorsque le syndic n’est pas rémunéré pour l’exercice de son mandat).
En effet, lors de la vente d’un lot de copropriété, le numéro d’immatriculation du syndicat doit obligatoirement être mentionné dans l’acte authentique (article L.711-5 du CCH)
Le texte ne nous indique toutefois pas si le notaire peut percevoir une rémunération pour la réalisation de ce travail de substitution.
Un numéro national d’immatriculation, mais pas seulement
À l’issue de son immatriculation, la copropriété se voit attribuer un numéro national par le teneur du registre. Ce numéro sera mentionné dans l’acte de vente des lots de copropriété. A défaut d’immatriculation ou d’actualisation annuelle des données, la copropriété ne pourra pas bénéficier de subventions de l’État, de ses établissements publics (comme celles de l’Anah) ou de collectivités territoriales.
Précisons que l’absence d’immatriculation ou d’actualisation des données déclarées empêche le syndicat de copropriétaires de bénéficier de certaines subventions, comme l’éco-PTZ par exemple.
A compter du 1er juillet 2017, certaines données du registre mentionnées au premier alinéa de l’article R. 711-21 du CCH seront mises à la disposition du Public selon les modalités suivantes :
– Par téléchargement sur la plate-forme ouverte des données publiques françaises ;
– Par consultation de l’annuaire des copropriétés disponible sur le site Internet du registre des copropriétés.
L’Anah met à la disposition du public, sur le site Internet du registre des copropriétés, des données statistiques qu’elle produit, agrégées à des seuils ne permettant pas l’identification des copropriétés.
CALENDRIER DE MISE EN ŒUVRE POUR MEMOIRE
A partir du 31 décembre 2016, pour les syndicats de plus de 200 lots,
A partir du 31 décembre 2017, pour les copropriétés moyennes (entre 50 et 200 lots),
A partir du 31 décembre 2018, pour les autres (moins de 50 lots).
NB. A noter que pour le calcul du nombre de lots, la loi Alur n’a pas fait de distinction. Le projet de loi « Égalité et citoyenneté » prévoit la prise en compte des seuls lots principaux (logements, bureaux, commerces) et non des lots dits accessoires (caves, stationnements, etc.) Il n’est toutefois pas certain que cette loi soit publiée au jour de l’entrée en vigueur du dispositif…