L’agent immobilier et l’écrit électronique

Mail, scan ou PDF peuvent faire gagner du temps... mais n’ont pas toujours la même valeur qu’une signature classique.

Le code civil pose un principe général : l’écrit peut toujours être établi et conservé sous forme électronique, dans les conditions définies par la loi. Si la réglementation envisage parfois spécifiquement son utilisation, le procédé peut être largement étendu, mais il se heurte, en pratique, essentiellement, à l’utilisation d’une signature électronique sécurisée.

Les registres et les reçus

La réglementation permet expressément à l’agent immobilier d’établir et de conserver ses registres et reçus sous forme électronique. Les registres des mandats, le registre-répertoire et les reçus « de l’article 52 » sont concernés. Cependant, aux termes mêmes de la loi, il est impératif de pouvoir identifier de façon certaine la personne dont émane l’écrit électronique, et ce dernier doit être établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. Deux critères sont ainsi posés : tout d’abord, il est nécessaire de pouvoir attribuer avec certitude le registre ou le reçu à celui qui l’a établi, ensuite, son intégrité doit être incontestable.

Aucun texte légal ne pose de règle spécifique complémentaire pour le registre électronique. Faut-il s’en remettre, par analogie, à la réglementation existant pour la signature sécurisée, nécessaire pour établir un reçu par voie électronique ? En effet, les registres ne sont pas signés. Mais ils doivent remplir les deux critères énoncés, aussi bien pour être valables que pour être utilisés comme mode de preuve. Ainsi, l’agent immobilier doit-il être à même de rapporter la preuve du caractère infalsifiable des registres tenus sous forme électronique. L’intégrité des registres est utilement confortée par la certification électronique fournie par un prestataire de service. Lorsque le registre est tenu selon le procédé bénéficiant d’une présomption de fiabilité, il appartient à la personne qui conteste les écritures du registre d’établir son caractère erroné, en principe.

Articles 53, 65 et 72 du décret du 20 juillet 1972.
Articles 1316 et suivants du Code civil.
Article 288-1 du Code de procédure civile.

Le mandat

La loi Hoguet impose un formalisme strict au mandat, dont la validité conditionne le droit à rémunération pour l’agent immobilier. Le mandat doit être dressé en double exemplaire original, comporter les mentions légales impératives, et être enregistré au registre des mandats. Rien ne semble s’opposer à l’établissement d’un mandat sous forme électronique.

La notion d’original

En effet, aux termes de la loi, l’exigence d’une pluralité d’originaux est réputée satisfaite pour les contrats sous forme électronique lorsque l’acte est établi et conservé conformément à la réglementation, et que le procédé permet à chaque partie de disposer d’un exemplaire ou d’y avoir accès. Ainsi, l’obligation d’établir le mandat en double original ne s’applique pas au mandat électronique. Il suffit que chacune des parties – mandant et mandataire – ait son exemplaire du mandat, ou puisse l’obtenir par voie informatique.

La signature électronique

Le mandat n’est valable que s’il comporte une signature électronique. Cette terminologie juridique ne vise, en aucun cas, une reproduction de la signature manuscrite. La signature électronique nécessite un procédé fiable d’identification, garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache. Ajouter simplement une image de la signature manuscrite du mandant ou du mandataire n’est pas considéré comme une technique fiable et ne répond pas aux exigences légales.

En effet, toute personne disposant d’un écrit comportant une signature manuscrite peut en tirer une image : la personne apposant cette image ne peut pas être identifiée de façon indiscutable. Le signataire de l’acte doit pouvoir être assuré de garder le contrôle de sa signature électronique : celle-ci doit donc être sécurisée.

Le procédé technologique le plus utilisé en la matière consiste en une paire de clés électroniques asymétriques. Le titulaire de la signature électronique dispose d’une clé privée, qui lui est propre, et met à la disposition de l’autre partie sa clé publique, qui permet de vérifier l’authenticité de la signature numérique. La fiabilité du processus est garantie par un prestataire de service de certification. Lorsque toutes ces conditions sont remplies, la loi pose une présomption de fiabilité de la signature électronique. Cela signifie que si une personne entend la contester, elle devra démontrer l’absence de fiabilité du procédé, ou encore que la signature n’a pas été apposée par son auteur.

Article 6 de la loi Hoguet.
Article 1325 du Code Civil .
Articles 1316 et suivants du Code civil.

La transaction immobilière

Informations et copropriété

La loi Macron, en simplifiant les modalités d’information de l’acquéreur d’un lot de copropriété, permet de remettre à l’acquéreur les documents relatifs au lot vendu sous forme dématérialisée, dès lors que l’acquéreur l’accepte de façon expresse. Attention : cette possibilité ne peut pas être étendue, à ce jour, aux diagnostics relatifs au bien vendu, qui doivent être annexés à l’avant-contrat de vente. Un compromis pourrait être établi sous forme électronique, à la condition, toutefois, que les parties disposent d’une signature électronique sécurisée.

Article L 721-2 du Code de la construction et de l’habitat.

La location immobilière

Bail, état des lieux et cautionnement

À supposer que le bailleur (ou son mandataire) et le locataire disposent d’une signature électronique, rien ne s’oppose à l’établissement d’un bail ou d’un état des lieux qui sera signé numériquement. En revanche, le cautionnement ne peut pas être établi sous forme électronique, à moins qu’il ne soit passé par une personne pour les besoins de sa profession.

Articles 1108-1 et 1108-2 du Code civil.

L’activité gestion immobilière

Quittances

Depuis la loi Alur, l’agent immobilier, mandataire du bailleur, peut transmettre gratuitement au locataire une quittance par voie dématérialisée, dès lors que le locataire l’a expressément accepté. Cette règle est cependant limitée, à ce jour, aux baux d’habitation qui constituent la résidence principale du locataire. 

Article 21 de la loi du 6 juillet 1989.

La copropriété

Notifications

Le syndic peut tenir le registre des procès-verbaux sous forme électronique. Les notifications peuvent se faire par lettre recommandée électronique, lorsque le copropriétaire en a formulé l’accord exprès au cours d’une assemblée générale, ou par lettre recommandée adressée au syndic. Le copropriétaire peut à tout moment révoquer sa décision en informant le syndic par lettre recommandée.