Le contexte
Afin de fluidifier et d’améliorer le traitement des dossiers locataires, jusqu’alors entièrement pris en charge au format papier (réception, traitement, copies, envoi et archivage des dossiers), le groupe Belvia Immobilier s’est intéressé dès 2009 aux problématiques de Gestion Electronique de Documents. La location représente alors une part significative de son activité avec près de 17 000 dossiers de constitués au format papier chaque année. Le choix de lancer un projet d’optimisation du processus de traitement des dossiers locataires avec une solution complète de GED apparaît alors comme une évidence.
Belvia Immobilier utilise la GED pour s’assurer de la conservation des dossiers locataires, la gestion transparente et la fluidification de leur traitement tout au long du cycle de vie de la relation locataire.
Le projet et sa mise en forme
Gérard Mothais, Directeur des Systèmes d’Informations et de l’Organisation de CityaBelvia Immobilier, cherchait une solution de gestion électronique de documents (GED) capable de traiter intégralement les dossiers locataires au format numérique.
CITYA BELVIA en chiffres
3000 collaborateurs
162 000 logements gérés
450 000 lots de copropriété
3500 biens vendus / an
42 000 locations / an
180 agences
« Afin de faciliter la recherche et l’accès aux dossiers locataires, dans le cadre d’une ambition « 0 papier », nous recherchions un outil technologique simple et intuitif pour une consultation électronique des documents. En effet, ces dossiers, régulièrement consultés par une multiplicité de contributeurs (commerciaux, équipes de gérance, filiales de courtage et de gestion d’assurance) comportaient de nombreuses pièces difficiles à partager. Le traitement papier s’etait trouvé générateur de coûts importants et facteur de risques (perte de documents…)» explique-t-il.
Permettre le partage et la consultation de ces dossiers de n’importe quel site du groupe est donc devenu un enjeu majeur prérequis à leur instruction et analyse efficaces. A l’issue d’une consultation par appel d’offres, Belvia Immobilier a retenu la solution Easyfolder Document Manager.
« Nous avons été séduits par la solution proposée tant pour l’expertise du secteur immobilier de l’éditeur que pour son approche méthodologique. La pertinence de la solution et la qualité du relationnel établie entre les collaborateurs de nos structures ont permis de déployer la solution dans les délais prévus. En moins de 6 mois nous avons pu disposer d’une solution opérationnelle conforme à nos attentes», explique Gérard Mothais.
« Il s’agissait de mettre en œuvre une solution d’archivage intuitive et facile à utiliser pour les équipes opérationnelles. Notre expérience du secteur immobilier et nos plans de classement pré-paramétrés ont permis de vrais gains d’efficacité dans l’intégration de la Solution», précise Frédéric Decoster, Directeur Commercial de Cimail Solutions, l’éditeur du groupe Numen.
Easyfolder Document Manager permet de verser, d’indexer, de classer et de partager des documents numériques, tout en administrant finement les droits et habilitations des utilisateurs. Des modules complémentaires permettent de faciliter la transformation numérique des documents papiers, le classement automatique de documents et l’extraction de métadonnées.
Cette solution nativement intégrée dans la suite applicative Microsoft Office, permet aux clients de sécuriser et valoriser leur patrimoine documentaire. Les équipes dédiées du Groupe NUMEN, par leur proximité professionnelle, ont permis le dialogue constant et la réactivité essentiels pour la réussite de tels projets. Leur accompagnement a été permanent tout au long de la mise en œuvre de la solution favorisant une prise en main rapide par l’ensemble des collaborateurs.
Les résultats et les perspectives
Suite au déploiement d’Easyfolder Document Manager, Belvia Immobilier a pu mesurer de réels bénéfices dans les processus des activités concernées :
– Gains significatifs de temps pour les collaborateurs tant en termes de recherche documentaire qu’en matière d’analyse et de partage de l’information
– Suppression des pertes de documents
– Diminution des coûts de photocopies de documents
– Sécurisation optimale des dossiers locataires dont la conservation est maintenant assurée dans la durée. Depuis ces premiers succès, la solution a été déployée aux autres services et activités de Citya-Belvia Immobilier : relation avec les propriétaires, gestion des résidences, gestion de la filiale d’assurances et de ses dossiers, etc.
« Nous étudions maintenant des pistes permettant de parfaire le traitement du dossier locataire. En effet, l’expertise de Numen peut nous permettre de progresser, notamment sur l’authentification des pièces, l’identification des pièces manquantes. Cette complémentarité technologique des savoir-faire du groupe Numen appliquée aux professionnels de l’immobilier est un atout majeur pour proposer de nouvelles pistes de travail à CityaBelvia Immobilier », ajoute Marc Chanier, Responsable du Pôle Immobilier Numen. « L’intégration de Belvia Immobilier avec Citya a généré de nouvelles interrogations. Le groupe Numen nous permet de balayer l’ensemble des améliorations apportées par le numérique appliqué à l’immobilier et jusqu’ici inexploitées. Ainsi, plusieurs projets sont actuellement à l’étude : signature électronique, archivage sécurisé, externalisation de l’édition de chèque », explique Gérard Mothais.©byBazikPress© massimo_g – Fotolia.com